Comment adapter ses locaux au télétravail et au flex office ?
Avec l’essor du télétravail et l’engouement pour le flex office, votre entreprise doit s’adapter et optimiser son espace de travail. Comment faire pour intégrer ces tendances à vos bureaux ? Kermarrec Entreprise vous guide dans ce processus.
Impliquer ses collaborateurs dans la transformation des bureaux
Comme l’indique la définition du flex office, vos collaborateurs ne disposent plus d’un poste de travail défini au sein de vos bureaux. En effet, chaque salarié s’installe à un endroit différent chaque matin et vide son bureau le soir.
Ces nouveaux espaces de travail sont en totale opposition avec l’organisation classique. C’est pourquoi vous devez faire preuve de pédagogie auprès de vos collaborateurs pour qu’ils ne soient pas déboussolés par ce changement.
Pour réussir cette transition, impliquez-les dans ce nouvel environnement de travail et demandez-leur de partager leur expérience de façon régulière. Ainsi, vous limitez le stress de vos employés et réduisez le risque de turnover.
Commencer par une phase de test
Déjà convaincu par les avantages de l’open space et du flex office, ne vous lancez pas les yeux fermés dans ce nouvel environnement de travail. En effet, il existe généralement une grande différence entre la théorie et la pratique.
Passer par une phase de test de plusieurs semaines vous aide à identifier les points à améliorer pour assurer une transition en douceur. De cette façon, vous avez la certitude que votre activité ne souffrira pas de cette évolution.
Estimer le taux d’occupation avec précision
Certains postes de travail restent inoccupés si vous autorisez le télétravail de façon régulière au sein de votre entreprise. Or, cet espace libre coûte de l’argent à votre société, car vous payez pour disposer de cette surface de locaux.
Déterminer le taux d’occupation de vos bureaux avec précision est le meilleur moyen de diminuer le montant du loyer et donc de réduire vos coûts. Ainsi, vous améliorez la santé financière de votre entreprise.
En règle générale, les entreprises qui pratiquent le flex office comptent 0,8 poste de travail par employé.
Multiplier les espaces collaboratifs
La surface libérée par les postes de travail inoccupés peut également servir à créer des espaces collaboratifs. Ces zones sont indispensables pour favoriser les interactions entre vos salariés de façon informelle.
En effet, le flex office a notamment pour objectif de briser les barrières physiques des bureaux traditionnels. C’est pourquoi vous devez proposer à vos employés des lieux où ils peuvent se retrouver pour échanger.
Revoir l’aménagement de ses locaux
En plus de l’aménagement d’espaces collaboratifs, le flex office requiert de repenser l’organisation de vos bureaux. En effet, l’open space manque de confidentialité et d’intimité pour les salariés qui doivent se réunir ou échanger par téléphone.
Par conséquent, vous devez impérativement prévoir différents espaces dédiés :
- Salles de réunion informelles
- Phone booth, des cabines téléphoniques pour passer ses appels en toute quiétude
- Focus room où vos salariés peuvent s’isoler de leurs collègues pour une meilleure concentration
Vous souhaitez louer de plus grands bureaux à Rennes ou investir dans de nouveaux bureaux à Nantes ? Nos agents vous accompagnent pour trouver les locaux qui correspondent à vos besoins.
